Future of work 02.11.2021

Wanneer gebruik je Microsoft To Do, Planner en Lists

Je kent het wel, op het einde van de werkdag sluit je jouw computer af en herinner je net dat je bent vergeten om die ene belangrijke taak op te nemen voor je baas. Had je maar een goede tool om al jouw taken bij te houden. Microsoft biedt heel wat goede tools aan om al je taken op te lijsten zodat je deze nooit meer hoeft te vergeten. Maar welke tool kies je die voldoet aan jouw wensen en behoeftes? In onze vorige blogpost hebben we reeds Microsoft To Do, Planner en de Tasks App in Microsoft teams onder handen genomen. Vandaag bekijken we de verschillen en voordelen van To Do, Planner en Lists. Wij lijsten de verschillende apps voor jou op zodat je zelf de beste oplossing kan kiezen.  

Alle kenmerken op een rij 

In onze vorige blogpost hebben we reeds alle kenmerken van Microsoft To Do en Microsoft Planner aangegeven. Hieronder lijsten we nog eens de belangrijkste kenmerken van de 2 apps op, wil je alle kenmerken weten? Lees dan ook onze post Taken organiseren, hoe doe je dat? 

Microsoft To Do 

To do gebruik je voor het organiseren van je persoonlijke taken. Het overzicht van je taken geeft je meer ruimte om te focussen op jouw individuele taken. Je kan je taken opdelen in lijsten en zo raadplegen, afvinken, bewerken en andere taken toevoegen. Binnen deze lijsten is het mogelijk om prioriteiten te geven aan jouw individuele werktaken. Standaard zijn er enkele lijsten beschikbaar, zoals de ‘mijn dag’ lijst. Dit biedt je slimme suggesties en een overzicht van de taken voor vandaag. 

De To Do app heeft ook een integratie met Outlook. Wat ervoor zorgt dat je e-mails verbonden zijn met de app. 

Microsoft Planner 

Planner laat toe om jouw taken te organiseren die een onderdeel zijn van de grotere teaminspanningen. Je kan deze taken structureren op een Kanban-bord. De taken die hier worden toegevoegd kan je verdelen onder de leden van het planbord. Je ziet dus niet enkel jouw taken, maar ook de taken van de andere leden. Taken op het planbord zijn kaarten die kunnen worden geraadpleegd voor meer informatie. Optioneel kan je op de kaart van de taak verschillende zaken aanduiden. Zoals einddatum, labels, behandelaar, extra subtaken, enzovoort. Wanneer een taak toegewezen wordt aan jou, dan krijg je een automatische statusupdate in je mailbox en To Do. 

Microsoft Lists 

Microsoft Lists is een handige tool voor het opvolgen van informatie. Je maakt lijsten aan de hand van jouw informatie. Het overzicht bestaat uit een zelf samengestelde tabel waar jij kiest hoe je jouw informatie wil gaan opdelen. Daarboven is deze lijst interactief en kan je deze steeds gaan updaten samen met de andere leden die toegang hebben tot de lijst. 

Lists is ideaal voor het delen van een inspanning met anderen. Je beheert informatie die voor jou van belang is, maar die ook belangrijk is voor het voldoen aan jouw specifieke werkverplichtingen. Er is een integratie voorzien met de Microsoft Power apps.  

Ontdek de verschillen 

Wat onderscheidt To Do van Planner en Lists? 

To Do is een app voor het bijhouden van je persoonlijke taken. Lists daarentegen houdt persoonlijke informatie bij met taken die zijn toegewezen aan jou vanuit Planner. Planner gaat dan dieper in op de teamtaken. To Do is de enige app van de drie die een integratie heeft met Outlook. Daarboven kunnen taken herhaald worden. 

Wat onderscheidt Planner van To Do en Lists? 

Planner is de enige van de drie apps die je een Kanban-bordweergave toont met verschillende taken. Daarboven laat het toe om jouw taken binnen het plan en de teamtaken te organiseren. Per plan is er een speciale OneNote-notitieblok gekoppeld en er zijn ingebouwde visuele grafieken voor basisinformatie over de status van taken. Lists heeft een andere manier van verwerking van taken. Deze haalt taken uit planner die aan jou toegewezen zijn of je maakt een nieuwe lijst met andere taken. 

Wat onderscheidt Lists van To Do en Planner? 

Het focuspunt bij Lists is het organiseren en opvolgen van informatie, wat bij de andere 2 apps het bijhouden en organiseren van taken is. Taken in Lists blijven zichtbaar in de lijst, ook wanneer deze reeds voltooid zijn. De app biedt heel wat mogelijkheden om zaken aan te passen met gebruik van sjablonen, uitzichten, kleuren, en meer. Door de sorteringsopties is het zelfs mogelijk om de informatie te prioriteren. Dus wil je informatie samen met taken opsommen, bijhouden en organiseren, dan kies je voor Microsoft Lists.  

Wil je graag starten met het gebruik van 1 van deze apps, maar ben je op zoek naar extra begeleiding? Neem dan een kijkje naar ons trainingsaanbod. 

Alles op een rij 

Wij geven graag nog een kort overzicht mee met de belangrijkste kenmerken van de verschillende apps.  

To Do app 

  • Persoonlijke taken 
  • Prioriteiten visualiseren 

Planner app 

  • Planbord met taken 
  • Grafieken en statistieken opvragen over de status van taken 

Lists app 

  • Organiseren en opvolgen van informatie (evt. in teamverband) 
  • Lijstweergave van informatie met taken 

 

Wil je graag een korte schematische voorstelling van deze blog, dan kan je onze factsheet raadplegen met alle informatie op een rij.

Factsheet When to use To Do Planner Lists