Microsoft 365 09.03.2022

Viva Insights: Breng productiviteit en welzijn in balans

Microsoft Viva is een van de meest recente toevoegingen aan het Microsoft ecosysteem. Het is een digitaal platform dat oplossingen aanbiedt rond opleiding, welzijn, kennis en de betrokkenheid van werknemers.

Microsoft Viva is een Employee Experience Platform (EXP). Dit is een relatief nieuwe categorie binnen de software markt. Eentje die vooral gericht is op de interactie tussen een bedrijf en zijn werknemers. Er zijn verschillende toepassingen beschikbaar die de betrokkenheid, opleiding, kennisontwikkeling en het welzijn van werknemers gaan ondersteunen. En wat vooral leuk is, Viva is sterk geïntegreerd in Microsoft Teams. Teams is en blijft dus het centrale werkinstrument voor de werknemer.

Microsoft Viva bestaat op dit moment uit 4 onderdelen: Connections, Insights, Topics en Learning. Vorige week bespraken we alvast Viva Connections, deze kan je hier nalezen. In de blog van vandaag leggen we de focus op Viva Insights. Hoe zit dit eigenlijk in elkaar?

No alt text provided for this image

Persoonlijke inzichten

Doordat we met ons allen hybride zijn gaan werken verandert voor een groot aantal mensen de manier waar op ze werken. Naast de vele voordelen zijn er ook enkele nadelen. Je herkent vast wel dat je de hele dag achter elkaar in vergaderingen zit en je soms net even wat langer doorwerkt dan dat je op kantoor zou doen. Niet altijd prettig en soms ook zelfs stressvol. Met Viva Insights biedt Microsoft een oplossing voor dit probleem door je te helpen met het plannen van focustijd en tijd met je manager, die je kan coachen.

No alt text provided for this image

Bescherm je werktijd

In een werkomgeving kan het regelmatig voorkomen dat je onderbroken wordt door vragen. Dit kan voor afleiding zorgen, waardoor je meerdere dingen tegelijk moet doen. Met Microsoft Viva Insights wordt het mogelijk om jouw werktijd te beschermen tegen deze afleidingen. Dit doet Microsoft Viva Insights door focustijd in te stellen. Met focustijd reserveer je een tijdslot in jouw werkdag, waardoor notificaties en oproepen geminimaliseerd worden. Dit helpt om afleiding te voorkomen, zodat jij je volledig kan focussen op jouw taak. Focustijd inplannen kan je perfect aanpassen afhankelijk van je eigen planning.

No alt text provided for this image

Blijf in nauw contact staan met je collega’s

Met collega’s samenwerken is een belangrijk onderdeel van je werk. Het kan lastig zijn om in contact te blijven met collega’s als iedereen op een andere locatie werkt. Microsoft Viva Insights maakt het makkelijker om 1:1 vergaderingen in te plannen met belangrijke personen. Dit zijn collega’s waarmee je regelmatig samenwerkt. Door Microsoft Viva Insights te gebruiken krijg je een herinnering om een 1:1 vergadering in te plannen. Op deze manier blijf je optimaal in contact met jouw collega.

Microsoft Viva Insights geeft vanuit zichzelf suggesties om deze 1:1 tijd in te plannen. Deze suggesties houden rekening met de agenda van beide personen, waardoor er niet snel een conflict ontstaat in beide agenda’s. Mocht het toch voorkomen dat er later een conflict in de agenda verschijnt, dan waarschuwt Viva Insights je zodra het conflict gaat optreden. Er worden dan nieuwe suggesties getoond om deze 1:1 afspraak in te plannen.

No alt text provided for this image

Team inzichten

Het volgende niveau van Viva Insights gaat over team inzichten. Want hoe gaat het eigenlijk met het team? Een vraag die moeilijker te beantwoorden is nu we steeds meer en vaker op afstand werken. Als eerst is het belangrijk om te vermelden dat de data die hierin zichtbaar is anoniem wordt gedeeld. Dit betekent dat als een medewerker aangeeft zich vandaag niet zo goed te voelen een manager niet kan zien welke medewerker dit is. Enkel dat een percentage van zijn team zich niet goed voelt. Het waarborgen van de privacy staat voorop.

Enkele inzichten die Microsoft op dit vlak biedt zijn:

  • De betrokkenheid van het team, hoe gaat het met ze? Zijn ze nog aan boord?
  • De tijd die je als manager vrij moet maken voor het begeleiden van je team
  • Hoeveelheid tijd die buiten kantooruren gewerkt wordt en op die manier signaleren van werkdruk
  • Hoe medewerkers binnen het team zich voelen en hoe ze samenwerken

Het is heel duidelijk dat de behoefte om hier meer inzicht in te krijgen voortkomt uit de situatie waarop we veel meer digitaal samenwerken en het moeilijker is hier grip op te krijgen. Wat ons betreft dus een hele mooie aanvulling binnen het totale Microsoft Viva platform.

No alt text provided for this image

Waar komt deze informatie vandaan?

Microsoft haalt de informatie vanuit Exchange online, je agenda en Outlook. Vervolgens wordt dit in een dashboard binnen Viva Insights getoond. Uiteraard ook weer binnen Microsoft Teams.

Met Viva Insights creëer je als organisatie de juiste balans tussen werk en privé. Het platform geeft doelgerichte actiepunten en helpt inzicht te krijgen in het welzijn van het personeel. Werknemers kunnen zelf een aantal instellingen aanpassen, waardoor het Insights platform optimaal aansluit bij de wensen en behoeftes van gebruikers.

Heb je nog bijkomende vragen omtrent Viva Insights of Microsoft Viva in het algemeen? Neem even contact op met ons en wij helpen je graag verder!