36FiveDay 28.01.2022

Vergaderingen plannen vanuit Teams

Enkele weken geleden hadden we het reeds even kort over Teams meetings inplannen. Via een handige instelling kan je van al je vergaderingen, die je gaat plannen vanuit Outlook, automatisch een meeting link gaan toevoegen. Meer info daarover kan je in het vorige artikel nogmaals nalezen.

Vandaag gaan we nog een stapje verder en willen we aantonen dat je je Teams omgeving helemaal niet hoeft te verlaten voor het inplannen van Meetings. Daarbovenop tonen we je enkele handige tips die je opnieuw wat tijd kunnen besparen.

Meeting inplannen met je Team

Het komt je vast en zeker bekend voor: je werkt aan een project met 10-15 personen, en je wil even kort een online meeting gaan inplannen met iedereen om alle zaken te overlopen. Je opent je Outlook agenda, kiest een tijdstip uit en je start met manueel elk teamlid afzonderlijk te gaan uitnodigen via zijn/haar e-mailadres.

Het kan eenvoudiger! Je hebt namelijk binnen Microsoft Teams de mogelijkheid om een vergadering in te plannen met alle leden van een specifiek Team zonder hier veel tijd mee te verliezen. Hoe ga je te werk?

Een voorbeeld: Je bevindt je momenteel in het “Go To Market Plan” kanaal van het “Mark 8 Project Team”. Dit Team bestaat uit een 20-tal leden. Hoe ga je nu concreet te werk.

No alt text provided for this image

Rechtsbovenaan in het kanaal krijg je de mogelijkheid om te gaan vergaderen. Enerzijds “nu vergaderen“, anderzijds “een vergadering inplannen“.

No alt text provided for this image

In dit voorbeeld kiezen we voor “Een vergadering plannen”. Dan zal zich onderstaand scherm openen, waar je eenvoudig de meetinggegevens kan gaan toevoegen. Maar er zullen je enkele zaken opvallen:

  1. Je krijgt de mogelijkheid om je titel in te gaan vullen, net zoals in Outlook.
  2. Uitnodiging: hier kan je heel eenvoudig het voltallige team in 1 keer gaan uitnodigen.
  3. Het tijdstip gaan instellen
  4. Instellen of het hier om een recurrente meeting gaat of een eenmalige.
  5. Hier zal steeds staan in welk Team en welk kanaal er een melding zal verschijnen.

No alt text provided for this image

Verder dienen we enkel nog even een beschrijving toe te voegen en vervolgens op verzenden te klikken. Je voltallige team zal uitgenodigd worden. In het desbetreffende Teamskanaal zal ook een bericht geplaatst worden.

No alt text provided for this image

Meeting inplannen via de Chat

Een tweede eenvoudige manier om vanuit Teams een 1 op 1 meeting op te zetten is via de chat. Stel, jij en je collega willen iets dieper ingaan op een bepaald onderwerp maar hebben vandaag de tijd niet. Dan kan je met behulp van onderstaande functie ook via de chat iets gaan inplannen.

No alt text provided for this image

Zodra je hier op klikt zal een meeting venster openen. Dan kan je van hieruit je 1 op 1 meeting gaan inplannen. Ook hier is het grote voordeel dat iedereen automatisch uitgenodigd wordt. Geen bijkomend manueel werk meer.

No alt text provided for this image

Meetings plannen vanuit de Teams Kalender

Een derde en laatste mogelijkheid is dat je je Teams meetings gewoon gaat inplannen vanuit de Teams Kalender. Ook daar krijg je de mogelijkheid om een vergadering in te plannen, alsook een webinar of Livegebeurtenis, maar later meer daarover.

No alt text provided for this image

Heb je nog verdere vragen omtrent het gebruiken van de Teams functionaliteiten rond vergaderen of vragen rond de moderne werkplek in het algemeen? Stuur ons even een berichtje en wij helpen je graag verder.

Volg ons op LinkedIn om onze 36FiveDay tips niet te missen en leer elke week bij.