Future of work 29.10.2021

Taken organiseren, hoe doe je dat?

Er zijn heel wat apps op de markt voor het organiseren van je taken. Dus het is niet eenvoudig om uit deze berg aan apps de beste oplossing voor jou te kiezen. Microsoft biedt 5 apps aan met elk hun eigen kenmerken en voordelen. De ene app biedt een oplossing voor jouw persoonlijke taken. De andere app is ideaal voor het organiseren van projecten, maar ook voor het coördineren van jouw team is er een app ter beschikking. Wij begeleiden je in je zoektocht naar een takenapp aan de hand van 3 blog posts. Vandaag geven we je een beeld over Microsoft To DoPlanner en Tasks in Microsoft teams. Wil je graag meer weten over Microsoft Lists of Project? neem dan een kijken op onze andere blogposts ‘Wanneer gebruik je Microsoft To Do, Planner en Lists‘ en ‘Microsoft Planner, Lists en Project, wat is het en waarom mis jij dit in jouw leven?

Alle kenmerken op een rij 

Microsoft To Do 

To do gebruik je voor het organiseren van je persoonlijke taken. Het overzicht van je taken geeft je meer ruimte om te focussen op jouw individuele taken. Zo verlies je jezelf niet binnen de grotere teaminspanningen. Je kan je taken opdelen in lijsten. Binnen deze lijsten is het mogelijk om prioriteiten te geven aan jouw individuele werktaken. Bovendien kan je taken eenvoudig inplannen op specifieke dagen, maar je kan ook een taak over een langere tijdsperiode laten lopen of herhalend maken.  

De To Do app heeft een integratie met Outlook. Plaats je een vlagje bij een mail in Outlook, dan zal deze mail aangemaakt worden als taak in de To Do app indien je dit wenst. Deze taken worden automatisch toegewezen aan een aparte lijst, maar kunnen naar eigen wensen steeds verplaatst worden. 

Binnen de verschillende lijsten van To Do kan je jouw taken raadplegen, afvinken, bewerken of andere taken toevoegen. Lijsten kunnen bovendien gegroepeerd worden om zo een nog beter overzicht te krijgen. Standaard zijn er enkele lijsten beschikbaar, zoals de ‘mijn dag’ lijst. Dit biedt je slimme suggesties en een overzicht van de taken voor vandaag. 

Microsoft Planner 

Planner laat toe om jouw taken te organiseren die een onderdeel zijn van de grotere teaminspanningen. Je kan deze taken structureren op een Kanban-bord. Kanban is een visuele voorstelling van je taken aan de hand van een bord of kaart. De taken die hier worden toegevoegd kan je verdelen onder de leden van het planbord. De Planner app is een eenvoudige manier om taken te beheren binnen een team. Je ziet niet enkel jouw taken, maar ook de taken van andere leden. Op deze manier verlies je nooit meer het overzicht van een teaminspanning. 

Elke taak op het bord wordt verdeeld in buckets. Een bucket is een verzameling van taken. Taken op het planbord zijn kaarten die kunnen worden geraadpleegd voor meer informatie. Optioneel kan je op de kaart van de taak verschillende zaken aanduiden. Zoals einddatum, labels, behandelaar, extra subtaken, enzovoort. 

Wanneer een taak toegewezen wordt aan jou, dan krijg je een automatische statusupdate in je mailbox. Ook wanneer iemand een opmerking plaatst op een taak waaraan jij bent toegewezen, word je geïnformeerd. Planner biedt de ideale oplossing voor de wekelijkse opvolging van in taken je team. Bovendien maakt het overlopen van de taken met je team veel eenvoudiger.  

Tasks app in Microsoft Teams 

Tasks is beschikbaar in Microsoft teams en is de ideale app als je graag jouw To Do taken en taken van de Planner app op 1 plek wilt raadplegen of zelfs wilt bewerken. Hier beheer je al jouw individuele taken vanuit To Do, maar ook de teamtaken van Planner met dezelfde basisfunctionaliteiten als deze in de apps. Zo moet je niet meer omschakelen van de To Do app en de Planner app. 

Het voordeel van Tasks is dat deze app zich in Teams bevindt. Daardoor is het mogelijk om snel taken te delen in chats of met je collega’s via de Tasks app. Daarnaast is het zelfs mogelijk om chats en conversaties uit teams als taak toe te voegen aan jouw lijst. 

Ontdek de verschillen 

Wat onderscheidt To Do van Planner en Tasks app? 

De To Do app heeft een samengestelde lijst ‘Mijn Dag’ waarbij je ziet welke taken binnenkort dienen uitgevoerd te worden. Daarboven heeft de lijst ook nog een slim suggestie menu waar je voorstellen krijgt van taken en deze toe te voegen aan de lijst. Als tweede is de integratie met Outlook een grote plus binnen de To Do app. Er kan namelijk een aparte lijst gegenereerd worden voor gemarkeerde Outlook e-mails. Daarboven krijg je taakherinneringen toegestuurd en kan je taken herhalen. 

De Planner en Tasks app daarentegen hebben aangepaste lijsten om je taken te organiseren op specifieke categorieën. Bovendien hebben deze apps meer mogelijkheden om te filteren. Ook het uitzicht van de apps is verschillend, waarbij Planner een overzicht van taken biedt op een Kanban bord en de Tasks app beide weergaves biedt van To Do en Planner. 

Wat onderscheidt Planner van To Do en Tasks app? 

Planner geeft je een overzicht van je taken naast de andere taken van jouw team. Binnen de To Do app kan je enkel jouw persoonlijke taken weergeven. Ook geeft Planner je de mogelijkheid om grafieken te raadplegen over de status van de huidige en afgewerkte taken. De app heeft ook meer opties om taken in te delen of aan te passen. Zoals het gebruik van labels, opmerkingen, bestanden toevoegen, etc. 

De Tasks app geeft je de mogelijkheid om meteen nieuwe planleden toe te voegen. Ook geeft de Tasks app je een overzicht van de taken in To Do en Planner.  

Wat onderscheidt Tasks app van To Do en Planner? 

De tasks app heeft toegang tot al jouw Teams chats, bestanden enzovoort. Deze chats kan je eenvoudig en snel omzetten in taken. Bovendien is de Tasks app een handige tool om taken van het hoofdkantoor te versturen naar de frontlinie. Omdat je eenvoudig personen kan toewijzen aan opdrachten. 

Het verschil met de To Do app is dat To Do eenvoudig prioriteiten kan visualiseren. Daarboven is er een mogelijkheid om te filteren op de voltooide taken. De planner app daarentegen toont een lijstweergave van taken op een bord en laat toe om bulkbewerkingen te doen die lijstweergave. 

Wil je graag starten met het gebruik van 1 van deze apps, maar ben je op zoek naar extra begeleiding? Neem dan een kijkje naar ons trainingsaanbod. 

Alles op een rij 

Er zijn slechts kleine verschillen in functionaliteit en esthetiek, waardoor de apps vergelijkbaar zijn. Toch heeft elke app zijn eigen specifieke kenmerken. Hieronder geven we een opsomming van de belangrijkste kenmerken:  

To Do app 

  • Persoonlijke taken 
  • Prioriteiten visualiseren 

Planner app 

  • Planbord met taken 
  • Grafieken en statistieken opvragen over de status van taken 

Tasks app 

  • Een samenvoeging van To Do en Planner 
  • Meer opties voor het filteren van taken 
Wil je graag een korte schematische voorstelling van deze blog, dan kan je onze factsheet raadplegen met alle informatie op een rij.

Factsheet When to use To Do Planner Tasks in Teams