36FiveDay 07.01.2022

Geen overzicht? Structureer je taken met Microsoft To Do

Een nieuw jaar brengt steeds nieuwe uitdagingen en opportuniteiten met zich mee, een nieuw jaar geeft je ook de kans voor een frisse start. Is een van je goede voornemens het beter structureren van je taken of to do’s, zowel professioneel als persoonlijk, dan krijg je in dit artikel alvast meer inzichten van hoe je dit kunt gaan optimaliseren aan de hand van Microsoft To Do.

Microsoft To Do Mijn dag startscherm voorbeeld

Vandaag geven wij enkele handige tips die de organisatie van je werk kunnen vereenvoudigen, en hoe je indien gewenst ook een extra laag aan je structuur kunt gaan toevoegen.

Subtaken

Wanneer je in Microsoft To Do een taak gaat toevoegen krijg je steeds, zodra je doorklikt op het detail, een mooi overzicht van de taak in kwestie. Alsook kan hier extra info worden toegevoegd of enkele instellingen worden aangepast.

Een eerste mogelijkheid hier is het toevoegen van subtaken. Onder de titel (of hoofdtaak) krijg je steeds de mogelijkheid om zelf meerdere stappen te gaan toevoegen.

Microsoft To Do subtaken voorbeeld

Zoals je in dit voorbeeld kan zien is dit een overzicht van alle taken die uitgevoerd moeten worden om de wekelijkse meeting voor te bereiden.

Zodra je meerdere subtaken hebt toegevoegd kan je deze elk afzonderlijk gaan afvinken zodra er eentje uitgevoerd is.

Taken herhalen

Een voor de hand liggende functionaliteit, maar toch eentje die heel vaak vergeten wordt: het automatisch gaan herhalen van taken.

Staan er in je To Do bepaalde taken die wekelijks of maandelijks terugkeren? Dan kan je ervoor kiezen om het jezelf iets makkelijker te maken.

Je hebt de mogelijkheid om een taak te gaan herhalen. Ook hiervoor klik je eerst even op het detail van de To Do in kwestie, vervolgens zal je bij de opties “herhalen” zien staan. Hier kan je zelf aangeven om de hoeveel tijd deze taak terug dient te komen in je overzicht.

Microsoft To Do herhalingen voorbeeld

Het grote voordeel bij deze functie is dat je een herhalende taak niet steeds opnieuw manueel dient te gaan invoeren. Wanneer je met subtaken werkt, en er staan reeds enkele notities onder de taak, kan je dit heel wat tijd gaan besparen.

Maak gebruik van #hastags voor die extra laag structuur

Aangezien je in Microsoft To Do met meerdere takenlijsten kunt gaan werken kan het ook hier nog fout lopen om het overzicht te bewaren over welke taken nu echt wel prioritair zijn voor jou. Ook hiervoor is een eenvoudige oplossing. Maak gebruik van #hastags in de titel van je To Do. In onderstaand voorbeeld hebben we gekozen voor #prioriteit. Deze zie je enkele malen terug komen in het overzicht, waar ook steeds weergegeven wordt van welke takenlijst de To Do in kwestie afkomstig is.

Microsoft To Do startscherm structuur voorbeeld

Het grote voordeel van deze #hashtags is nu dat je via de zoekfunctie, of het klikken op de #hashtag, een overzicht krijgt van alle To Do’s die over deze hashtag beschikken, en dit over alle lijsten heen. Zoals je hieronder kunt zien.

Dit zijn enkele handige functionaliteiten die de organisatie van je taken nog meer kan optimaliseren.

Heb je bijkomende vragen omtrent Microsoft To Do of tot de moderne werkplek in het algemeen? Neem dan zeker even contact op met ons, we helpen je graag verder!

Volg ons op LinkedIn om onze 36FiveDay tips niet te missen en leer elke week bij.