36FiveDay 04.02.2022

Samenwerken in documenten

Samenwerken in een team is een dagelijks gegeven geworden. Of het nu gaat om een project-team, een departement of afdeling, er is altijd wel een moment dat we even een van onze collega’s raadplegen. Ook Microsoft speelt hier uiteraard op in. In de 36FiveDay van vandaag tonen we even twee handige functionaliteiten die het samenwerken aan documenten bevorderen en optimaliseren.

Wij leggen dit uit aan de hand van onderstaand voorbeeld:

Er is een bericht geplaatst in een Teams-kanaal waarbij de vraag gesteld wordt naar de teamleden. Om een document te gaan nakijken en aanpassingen te doen indien nodig.

Zoals je kan zien is hier ook grondig gelet op de opmaak van het bericht. Er is een titel, het bericht is gemarkeerd als belangrijk en het kanaal in kwestie, Algemeen, is getagd in het bericht zodat iedereen binnen het team een melding zou ontvangen.

No alt text provided for this image

Iets verderop de dag krijgen we een eerste melding te zien onder het bericht. Megan heeft alvast enkele wijzigingen gedaan. We kunnen van start gaan.

No alt text provided for this image

Catch-up of inhaal functie

Wanneer we het document gaan openen zullen we direct verschillende zaken zien verschijnen.

Rechts bovenaan is er een catch-up of inhaal functie. Daar zullen meldingen getoond worden van collega’s die bewerkingen hebben aangebracht aan het document. In dit geval Megan Bowen. Zodra je hierop zal klikken, zal de tekst die Megan aangepast heeft in het document gearceerd staan en dus uitgelicht worden, zodat jij dit zelf eenvoudig kan terugvinden en eventueel gaan bewerken.

No alt text provided for this image

Zijn er meerdere collega’s die tegelijk het document aan het bewerken zijn, dan zullen ook hun wijzigingen getoond worden, weliswaar in een andere kleur. Op die manier kan je op een overzichtelijke manier gaan samenwerken binnen eenzelfde document. En dit alles dus gelijktijdig.

In het voorbeeld gaat het om een Word document, uiteraard is dit ook mogelijk bij het bewerken van PowerPoint presentaties of Excel bestanden.

Overleggen tijdens het bewerken van het document

Nu je het document open hebt staan kan je eventueel in discussie treden met je collega’s. Heel handig zou zijn, dat je het Word document in kwestie niet hoeft te verlaten, maar je ondertussen wel met je collega’s kan praten.

Microsoft heeft dit voorzien. Rechts bovenaan in de hoek is er een “gesprek” of “conversation” functie.

Wanneer je hierop klikt zal de conversatie uit je Teamskanaal weergegeven worden naast het document dat hieraan gekoppeld was. Op die manier kan je snel feedback geven aan je collega Megan, maar zeker en vast ook de mening vragen van een derde collega. In het bericht zelf werd namelijk ook Alex getagd.

No alt text provided for this image

Eenmaal deze bewerkingen zijn uitgevoerd kan je het document gaan sluiten. Als laatste zal je binnen je Teams omgeving, en het kanaal in kwestie, steeds het gesprek over het document kunnen blijven opvolgen.

No alt text provided for this image

Heb jij bijkomende vragen omtrent samenwerken aan documenten, of de werkplek in het algemeen? Aarzel niet om ons te contacteren. We helpen je graag verder!

Volg ons op LinkedIn om onze 36FiveDay tips niet te missen en leer elke week bij.