36FiveDay 18.02.2022

Notificatie ergernissen in Teams vermijden

Of je nu een fervent Microsoft Teams gebruiker bent, of je hebt nog maar pas de weg gevonden naar deze fantastische samenwerkingstool. 1 ding hebben we met z’n allen gemeen. We ergeren ons allemaal blauw wanneer we een overdaad aan meldingen of notificaties in onze activiteiten feed zien verschijnen. En dit al helemaal wanneer de helft van deze notificaties voor jou niet relevant is.

In de 36FiveDay van vandaag leggen we kort uit hoe je op eenvoudige wijze zelf je meldingen kunt gaan beheren. Op die manier kan je met meer focus aan de slag, zonder je te moeten ergeren aan de steeds maar terugkerende pop-ups binnen je Teams omgeving.

Meldingen beheren via algemene instellingen

Microsoft Teams biedt verschillende instellingen om te regelen hoe en wanneer jouw meldingen worden weergegeven. In de desktop app, of in de browser, kan je al heel wat meldingen gaan beheren via de algemene instellingen. Deze algemene instellingen kan je openen via het “meatball menu” rechts bovenaan en vervolgens “instellingen” te klikken.

No alt text provided for this image

Onder de instellingen zal je ook de “Meldingen” terug kunnen vinden. Het is van hieruit, dat je alle notificaties, die je al dan niet te zien krijgt, kunt gaan beheren.

No alt text provided for this image

E-mail meldingen (1)

Hier kan je zelf gaan instellen hoe frequent je e-mails wilt ontvangen over activiteiten die je gemist hebt. Je kan dit bijvoorbeeld stelselmatig gaan afbouwen naarmate je meer vertrouwd bent met Teams. E-mailberichten kunnen volledig uitgeschakeld worden.

Vormgeving en geluid (2)

Hier kan je gaan aanduiden of je een meldingstoon wilt ontvangen wanneer er een melding binnen komt voor jou. Alsook of je direct in de pop up die je zal zien verschijnen, het bericht in kwestie kan lezen (voorbeeldbericht).

Meldingen voor Teams en kanalen (3)

Hier kan je gaan instellen welke meldingen je standaard wilt gaan ontvangen binnen je Teams en je Teams-kanalen. Hier heb je verschillende standaard opties zoals “Alle activiteiten” en “Vermeldingen en antwoorden“, maar je kan er ook voor kiezen om aangepaste meldingen in te stellen. Wanneer we op “Aangepast” gaan doorklikken zal onderstaand venster zich openen. Hier kan je dan zelf alles specifiek naar jouw voorkeur gaan instellen voor alle Teams en kanalen waar je lid van bent.

No alt text provided for this image

BELANGRIJK: Je kan ook perfect per kanaal afzonderlijk je meldingen gaan aanpassen. Meer daarover later in het artikel.

Naast de standaard instellingen voor e-mail meldingen, Teams en kanalen kan je ook de notificaties gaan beheren voor afzonderlijke chats, vergaderingen, personen, goedkeuringen en overige.

De eerste 3 zijn hier vaak diegene die door iedereen gebruikt worden. We vatten even samen wat hier terug te vinden is.

No alt text provided for this image

Chat (4)

Hier kan je de instellingen voor 1 op 1 chats beheren. Ook hier heb je de optie om alles uit te schakelen.

No alt text provided for this image

Vergaderingen en gesprekken (5)

Hier kan je ervoor kiezen om geen meldingen te ontvangen zodra je deelneemt aan een vergadering.

No alt text provided for this image

Personen (6)

Hier kan je statusmeldingen gaan beheren. Werk je nauw samen met een van je collega’s, dan kan je instellen dat je steeds een melding krijgt zodra hij/zij beschikbaar is of offline gaat.

No alt text provided for this image

Dit is de meest eenvoudige manier om al heel wat frustraties te gaan vermijden. Probeer ervoor te zorgen dat de instellingen voor notificaties zoveel mogelijk op jezelf afgestemd zijn. Zeker voor meldingen van Teams-kanalen kan je hier heel wat afleiding gaan vermijden zodra dit correct staat ingesteld.

Meldingen beheren bij een specifiek kanaal of gesprek

Een tweede grote mogelijkheid om notificaties te gaan personaliseren, of meldingen beperken is door dit op kanaalniveau te doen binnen je Teams.

Deze kan je gaan beheren door naast het kanaal in kwestie, via het “meatball menu” de meldingen te gaan beheren.

No alt text provided for this image

Onder de aangepaste instelling zal je opnieuw kunnen gaan doorklikken. Zo kan je voor elk kanaal specifiek zelf de meldingen gaan beheren.

Waar je in de algemene instellingen een standaard gaat voorzien voor alle Teams en kanalen, kan je op deze manier voor specifieke kanalen de algemene instelling gaan overschrijven of opnieuw personaliseren.

No alt text provided for this image

Ook voor 1 op 1 chats heb je de mogelijkheid om de meldingen te gaan beperken of personaliseren. Wanneer je naast een persoon op het meatball menu gaat klikken krijg je de mogelijkheid om deze persoon te gaan dempen, of om een notificatie te krijgen zodra deze beschikbaar is.

No alt text provided for this image

Op deze manier zal je enkel meldingen krijgen van kanalen die voor jou belangrijk zijn, of waarin je zelf wordt vermeld. Voor jou minder belangrijke kanalen kan je op die manier naar meldingen toe wat verder gaan beperken. Net zoals je bij 1 op 1 chats enkele kleine mogelijkheden hebt om jezelf het leven makkelijker te maken.

Uiteraard ligt ergens ook een bepaalde verantwoordelijkheid bij de persoon die een bericht gaat plaatsen in een kanaal. Correcte gebruik van @gebruikers of specifieke tags, kan al heel wat frustraties vermijden. Probeer dit dus zeker in gedachten te houden wanneer je zelf een bericht gaat plaatsen.

Heb je nog vragen over het instellen en beheren van notificaties in Teams of over Microsoft 365 in het algemeen? Neem dan zeker even contact op. We helpen je graag verder.

Volg ons op LinkedIn om onze 36FiveDay tips niet te missen en leer elke week bij.