Nieuws 17.07.2020

Hoe faciliteer je creativiteit online?

Na de eerste golf van vragen over en wennen aan het reguliere online werken, ontstaat er bij veel werknemers de behoefte om de creativiteit die loskomt af te kunnen stemmen met andere collega’s en klanten.  Maar hoe doe je dat vanuit huis en welke tools en vaardigheden zijn hiervoor nodig? Omdat we zien dat creativiteit en samenwerken juist in deze tijd zo cruciaal zijn wilden we daar graag meer over weten. Daarom spraken we met Tamara Herfkens (Lead consultant Dynamics 365 Customer Engagement bij Broad Horizon) over hoe zij creatieve sessies en workshops online faciliteert en welke tool(s) ze daarvoor gebruikt.

Mural

Tamara: “nog voor de Covid-19 crisis, zijn we een samenwerking aangegaan met een grote retailpartij in Nederland. In aanloop naar deze samenwerking hebben we op locatie van de klant twee dagen een superspannende challenge gedaan. Dit verliep zo goed en onze creativiteit werd zo gewaardeerd, dat ze besloten hebben met ons samen te werken. De afspraak was om als initiële fase tien workshops over functionele en technische integratieonderwerpen te geven. Het idee hiervan was om gezamenlijk met de klant te brainstormen en op basis hiervan te verifiëren of onze inschatting van de integratie klopte. De eerste van de tien workshops stond gepland voor dinsdag 17 maart, de dag nadat de overheid nieuwe maatregelen invoerde waardoor iedereen vanuit huis moest werken. Toen we dat zondagavond hoorden, raakten we wel even in paniek. Want hoe richt je online tien workshops in en zorg je ervoor dat je de creatieve flow die normaal in face-to-face workshops ontstaat, creëert in een online omgeving? We zijn gaan puzzelen en kwamen uiteindelijk bij Mural uit: een tool waarmee je virtueel post-its kan plakken en processen kan visualiseren. Dit wilden we gebruiken om de verbeterpunten en pareltjes in hun processen in kaart te brengen. We hebben de processtappen in Mural gezet en hebben de deelnemers gevraagd: wat wil je en hoe wil je dat doen? Dit leidde uiteindelijk tot een A4’tje per workshop, met de virtueel geplakte verbeterpunten en pareltjes. Deze zijn verwerkt in Epics en zijn vervolgens in vijftien sprints gegoten.”

Eerste workshop

De eerste workshop was het moeilijkst, omdat deze (zo bleek achteraf) uit te veel onderwerpen bestond: “het belangrijkste wat we van deze eerste keer leerden, was om meer pauzes in te lassen. Ook zagen we dat je echt een rondvraag moet doen bij iedereen, waarbij je iedereen aanspreekt met zijn of haar naam en vraagt of diegene heeft kunnen zeggen wat hij/zij wilde zeggen. Zo moet je een voor een het hele rondje af. Ook zagen we direct dat de camera aan moet. Je wilt zien hoe iemand reageert en interacteert. We begonnen met een voorstelrondje en hebben toen iedereen elkaar laten tekenen met Mural. We hadden van tevoren besloten dat een van ons de post-its zou plakken, om niet te veel chaos tegelijkertijd de introduceren.

In het begin was het wennen. Deelnemers aarzelden en vonden het lastig om het woord te nemen. We zagen dat het wel steeds makkelijker werd, door gewenning maar ook doordat ze zich creatief konden uiten via Mural. Na workshop 6 riep iedereen door elkaar heen. De drempel was totaal verdwenen.”

Digitale workshops: nu echt niet meer iets van de toekomst

“Wij dachten altijd dat workshops face-to-face moesten, omdat je digitaal geen effectieve brainstormsessies kon simuleren. In de afgelopen weken hebben we ontdekt dat het ook zo kan. Dit betekent niet dat het altijd ideaal is, maar als je mensen met op veel verschillende plekken bij elkaar wil brengen, is dit een sterke oplossing. Als de wereld er straks weer anders uitziet, willen we alle workshops via Mural faciliteren. Doordat met Mural iedereen zijn eigen post-its kan plakken, is het minder tijdrovend. Bij ingewikkelde processen raad ik nog steeds face-to-face workshops aan, voorlopig natuurlijk wel met 1,5 meter afstand!”