36FiveDay 17.12.2021

Vat je notities samen aan de hand van markeringen in OneNote

Ook in de 36FiveDay van deze week leggen we de focus op persoonlijke productiviteit. Microsoft OneNote is opnieuw de toepassing die we van iets dichter gaan bekijken.

De perceptie leeft dat Microsoft OneNote een handige tool is om eenvoudige aantekeningen in te maken. Zowel persoonlijk, als bij meetings, als in Microsoft Teams. Maar OneNote heeft in vergelijking met andere tools heel wat praktische extra’s. Zo kun je bestanden als documenten, afbeeldingen, mails, video en audio gaan toevoegen aan je notities. Op die manier heb je alle relevante info over een bepaald onderwerp, of een bepaalde meeting mooi bij elkaar staan. Daarom voorzien wij vandaag opnieuw een handige tip waardoor je meer uit je OneNote kunt halen.

Gebruik markeringen/tags om je notities samen te vatten

Wanneer we als voorbeeld even een meeting aanhalen tussen 2 verschillende departementen binnen je organisatie, neem nu Sales & Administratie, en er is 1 persoon aangeduid om notities te nemen tijdens de meeting. Hoe kan deze persoon nu op een eenvoudige manier gaan aanduiden wat belangrijk is voor de afdeling Sales, en wat belangrijk is voor de afdeling Administratie. Heel eenvoudig, er kan namelijk gebruik gemaakt worden van markeringen of tags.

Deze Tags kan je gaan invoeren vanuit het Start-menu. Daar kan je ze ook zelf heel eenvoudig gaan aanpassen indien nodig. In onderstaand voorbeeld zijn 2 tags toegevoegd: Sales en Administratie.

No alt text provided for this image

Zodra je begint met het maken van notities kan je op deze manier heel handig per alinea gaan aanduiden voor welke afdeling dat specifieke stuk belangrijk is. Dit kan algemene info bevatten, zaken die op te volgen zijn, enzovoort.

De tags kan je toevoegen via het start-menu, of vooraan de alinea via de rechtermuisknop.

No alt text provided for this image

Vooraan de tekst zal je dan direct deze markering of tag zien verschijnen. Op deze manier ga je ook een bepaalde structuur in je notities gaan steken. De algemene opmaakt is hier zeker en vast ook belangrijk.

Zodra je markeringen zijn toegevoegd kan je al een duidelijk onderscheid maken tussen, wat in dit geval, belangrijk is voor Sales, en wat belangrijk is voor Administratie.

No alt text provided for this image

Het is op dit moment dat een zeer handige functionaliteit van OneNote naar boven komt. Op basis van deze markeringen kan je namelijk alle belangrijke zaken voor Sales, en voor Administratie, automatisch in een aparte OneNote sectie gaan gieten. Beide afdelingen zullen dus een samenvatting kunnen krijgen, met enkel agendapunten, notities, die voor hun belangrijk zijn.

Dit kan je doen aan de hand van de functie Tags zoeken.

No alt text provided for this image

Binnen deze functie krijg je in de rechterkolom alvast een mooi overzicht van alle markeringen die je gebruikt hebt, mooi gesorteerd. Hierin zijn verschillende parameters. Standaard zullen de tags steeds gesorteerd worden op naam. Via de zoek-functie rechts kan je ervoor kiezen om enkel de tags uit deze paginagroep of sectie de bundelen. Vervolgens kan je een overzichtspagina of samenvatting maken van 1 (of meerdere specifieke tags).

Maak je een samenvatting of overzichtspagina voor Administratie specifiek, zorg dan dat de overige tags niet weergegeven worden in het overzicht door deze te minimaliseren.

Vervolgens druk je op Overzichtspagina maken.

No alt text provided for this image

Zodra je een Overzichtspagina hebt gemaakt zal een nieuwe pagina toegevoegd worden aan je sectie met enkel de tekst die gemarkeerd is voor het departement Administratie.

Wil je meerdere markeringen meegeven per lijn of alinea? Ook dit kan. Zaken die dan belangrijk zijn voor zowel Sales als Administratie, zullen in beide overzichtspagina’s bijgevoegd worden.

No alt text provided for this image

Op deze manier kan je daarna ook te werk gaan voor het samenvatten van de belangrijke notities voor Sales. Op die manier kan je de belangrijkste punten gaan bundelen per samenvatting. Deze kan je dan steeds apart gaan delen per mail of door te delen via Teams.

No alt text provided for this image

Uiteraard blijven de oorspronkelijke meetingnotities ook steeds beschikbaar voor iedereen om te gaan raadplegen.

Wil je meer te weten komen over hoe je meer uit Microsoft OneNote kunt halen, of de moderne werkplek in het algemeen? Neem dan zeker even contact met ons op. We helpen je graag verder.

Volg ons op LinkedIn om onze 36FiveDay tips niet te missen en leer elke week bij.