36FiveDay 03.12.2021

Tips voor hybride werken in tijden van Covid-19

Als er iets is wat we het afgelopen anderhalf jaar geleerd hebben is het wel dat in veel sectoren, hybride werken in de lift zit. Mede door Covid-19 hebben heel wat organisaties reeds enorme stappen in gezet. Anderen kozen ervoor dit op een iets lager tempo te doen, maar ook hier merk je duidelijk de wil om hybride werk “bedrijfseigen” te gaan maken.

In deze 36Five-day geven we enkele tips die je functioneren binnen de hybride werkplek alvast wat makkelijker kunnen maken.

Altijd online meetings

Vind je het soms vervelend dat je alweer een vergadering moet organiseren die grotendeels vanop afstand zal gevolgd worden? Zie je er tegenop om steeds opnieuw die extra clicks te maken, zodat je vergaderverzoek correct geconfigureerd is?

Dan is onderstaand alvast een handige tip voor jou! Je kan er namelijk voor kiezen om bij iedere vergadering dat je inplant, standaard een Teams “meetingrequest” wordt toegevoegd. Hiervoor zijn 2 handige manieren:

Je plant alle vergaderingen vanuit de agenda integratie van Microsoft Teams

Binnen je Teams-app kan je gaan gebruik maken van de agenda, wanneer je langs deze weg een “nieuwe vergadering” gaat gaan aanmaken zal er steeds automatisch een link naar een Teams-meeting toegevoegd worden.

No alt text provided for this image

Instellen in je Outlook

Je kan er ook voor kiezen om je instellingen in Outlook te gaan wijzigen. Ook dit is heel simpel. Je navigeert via “bestand” naar de “opties”. Bij de instellingen voor de agenda heb je de mogelijkheid om “Onlinevergadering toevoegen aan alle vergaderingen” in te schakelen.

No alt text provided for this image

Met deze kleine aanpassing zal iedere vergadering steeds automatisch een link naar de Teams-vergadering toegevoegd worden in je vergaderverzoeken. Een kleine aanpassing die je op termijn toch steeds wat tijd kan gaan besparen.

Meldingen in Teams

Probeer er steeds voor te zorgen dat je enkel de berichten vanuit Microsoft Teams te zien krijgt die effectief voor jou bestemd zijn. Dit kan je heel eenvoudig zelf gaan instellen.

Navigeer naar de instellingen van je Teams omgeving en selecteer daar meldingen. Hier kan je heel uitgebreid op een heel eenvoudige manier duidelijk gaan instellen welke meldingen belangrijk zijn, en welke dan weer niet.

No alt text provided for this image

Uiteraard kan je deze configuratie ook per Teamskanaal gaan instellen. Dit doe je door via het meatball menu naast het kanaal in kwestie, de instelling te gaan aanpassen.

No alt text provided for this image

Op deze manier ben je zeker dat je voor alle belangrijke zaken een melding of notificatie zult ontvangen, en dat de berichten die op jou niet van toepassing zijn je niet bereiken. Op die manier kan je de focus behouden.

Handig muten en unmuten tijdens vergaderingen

Nog een nieuwe leuke sneltoets die Microsoft eind November heeft toegevoegd aan Microsoft Teams is het eenvoudig unmuten wanneer je tijdens een meeting even wilt spreken.

Zit je in een vergadering of opleiding waarbij iedereen, volgens de etiquette, zijn microfoon op mute heeft staan, en wordt er iets gevraagd aan jou?

Dan kan je heel eenvoudig met een sneltoets even te microfoon activeren. Dit doe je via de toetsencombinatie CTRL + spatiebalk ingedrukt te houden. Heel belangrijk, deze functie werkt ENKEL als je microfoon reeds gedempt staat.

No alt text provided for this image

Het moment dat je de toetsen opnieuw loslaat zal je automatisch weer gemute staan. Een heel eenvoudige manier om je bijdrage in het gesprek te leveren om vervolgens niet te vergeten je microfoon uit te schakelen.

Heb je nood aan meer tips, meer info in verband met hybride werken, of rond Modern Workplace in het algemeen? Neem zeker even contact op met ons. Dan helpen wij je met veel plezier verder.

Volg ons op LinkedIn om onze 36FiveDay tips niet te missen en leer elke week bij.