36FiveDay 05.11.2021

3 eenvoudige Teams tips

In de 36FiveDay van deze week zetten we drie eenvoudige maar uiterst handige functionaliteiten van Microsoft Teams in de verf.

Het delen van mails in Teams

Vind je het soms vervelend om een (te) lange discussie te moeten voeren intern over een specifieke mail die is binnengekomen? Geen enkel probleem, dit kan je eenvoudig veranderen. Vanuit Outlook is het mogelijk om je mail te gaan delen met een specifiek Team, kanaal of persoon. Dit kan je doen via de Teams integratie zoals weergegeven hieronder.

No alt text provided for this image

Vervolgens zal er een pop-up venster openen waar je het team in kwestie kunt gaan selecteren. Je kan eventueel nog wat extra commentaar voor je collega’s gaan toevoegen.

Wil je de bijlage mee koppelen, vink dan zeker even de optie aan linksonder.

No alt text provided for this image

Dit bericht zal nu in het Teams-kanaal in kwestie geplaatst worden, waar je, samen met je collega’s, binnen de thread kunt gaan overleggen met elkaar.

No alt text provided for this image

Op deze manier wordt komaf gemaakt met de eindeloze hoeveelheid interne mails over dit onderwerp.

Het opslaan van belangrijke Teams berichten

Heb je een Teams bericht ontvangen in een 1:1 chat of in een Team die voor jou belangrijke informatie bevat, en dat je graag op een later tijdstip eenvoudig wilt terugvinden?

Dat kan! Teams biedt de mogelijkheid om specifieke berichten op te slaan en later te raadplegen. Hoe ga je te werk?

Bij het bericht in kwestie, klik je eerst op het meatball-menu zodat meerdere opties weergegeven worden. Daar heb je de mogelijkheid om het bericht op te slaan.

No alt text provided for this image

Vanaf nu kan je dit specifieke bericht heel eenvoudig terugvinden door naar je profiel rechtsboven te navigeren en even door te klikken op “Opgeslagen”.

No alt text provided for this image

Dan zal je automatisch in het overzicht van opgeslagen berichten terechtkomen. Heel handig wanneer je snel een belangrijk bericht wilt terugvinden.

Mocht je dit even vergeten, kan je nog steeds gebruik maken van de uitgebreide zoekfunctie via de zoekbalk.

Structureer je Teamsberichten

Wanneer je er als bedrijf voor kiest om zoveel mogelijk interne communicatie via Teams te laten gebeuren, en dus Outlook wat achterwege te laten, is het zeer belangrijk om zeer gestructureerd te werk te gaan. Eerst en vooral dient er stilgestaan te worden bij de inrichting van je Teams-omgeving, het toevoegen van kanalen en private kanalen, enzovoort.

Maar minstens even belangrijk is gestructureerd gaan communiceren via die kanalen.

Plaats je een nieuw bericht, maak dan zeker gebruik van de “uitgebreide opmaak” functie (zie linksonder). Op deze manier kan je eerst en vooral een titel meegeven aan je bericht. Zo weten je collega’s direct waarover het gaat. Vermeld eventueel ook je kanaal via de “@“, op die manier krijgt iedereen een melding zodra je het bericht plaatst.

No alt text provided for this image

Sta ook zeker even stil bij hoe je bericht er inhoudelijk uit moet zien:Bulletpoints zijn steeds een goed idee! Kijk alles nog eens even na, en dan kan je bericht geplaatst worden.

Je bericht oogt niet alleen veel aantrekkelijker, je wordt het ook heel snel gewoon.

Heb je vragen of nood aan ondersteuning bij het digitaliseren en optimaliseren van je werkplek? Stuur ons gerust een berichtje, wij helpen je graag verder!

Volg ons op LinkedIn om onze 36FiveDay tips niet te missen en leer elke week bij.